出差与报销如何记账

我长期出差，花销主要有车费、住宿、餐饮、招待、通讯等，花了之后回公司报销。这种帐怎么记？另我每天餐补、住宿是定额的，花多了自己出，花少了可以挣点，怎么记啊，从报销里可以出结余吗？