【求助】这样的情况怎么记账，求高手指点！！

情况简介：我有一张加油卡，充值型的；公司每个月报销600元的油费；
记账要求：
1、每次的加油记录我想能够查询、统计，我可以统计一段时间内我所有的加油费用；PS：有时候出去玩，加油卡就不能用了，需要用现金支付；
2、我的加油卡充值一次都是3000元，每个月加油2次，每次300元，所以基本上每隔5个月冲一次。我想知道我每个月的报销情况，是否能够按照5个月这样的频率，冲减了3000元的充值金额。
3、我想能够把车辆的加油费用进行统计，知道多少钱是每个月都自动报销了的，多少钱是我自己额外支出的。

各位达人，我有上述这么三个要求，希望能够指点一下，我如何记账才合理？？