公司出差应该怎么算比较好

之前的版本没有保险这个选项，现在好凌乱
具体问题如下
1.例如我去北京出差，我每一笔都在随手记里面登记（公私的都记在里面）
2.出差回来在公司报销，部分款项可能开多点，例如住宿费200，开300的票
3.每天有餐补50，但是自己经常正常三餐都超过50

请问在那个目录下面记账能够比较清晰，也能显示自己这次的行程有没有自己贴钱

之前用借贷，里面有收债但是不能一笔就收完很难操作

可能文字表述不清晰  见谅哦