报销的三大难，公司怎么管理更便捷

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经常出差，交际客户，业务维护，内勤采购，总离不开报销。

报销有多苦，谁报谁知道。

提到报销，真是两行泪。

• 公司的报销流程太长太繁锁了，审批完报销都快两个月了；
• 要求又多，发票没帖好，退回重来；
• 稍不注意，漏了一两张发票，想着太麻烦，不上报了，就当作贡献吧；
• 备用金总不够，老让垫付，关键报销还那么慢！
  

这样的吐糟，经常听见。

对于公司报销，有没有更好更快的处理流程呢？

既能有效防止员工误报，多报，漏报，又能让公司利益最大化，实现公司与员工的共赢。

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公司如何管理好员工的报销账，避免员工多报误报漏报？

一个账本，解决公司报销账的管理难。

啥，一个账本就行，开玩笑，逗我吧！

没确，确实一个账本就行。

下面以神象云《报销账本》为例，看看如何解决公司报销账的管理难。


2.1 提前培训是关键

无规矩不成方圆，每个公司都是自己的办事准则，报销规则同样因公司而异。提前沟通报销相应的操作流程，熟悉了解报销流程，才能减少后期无效作业时长，浪费操作时间，审核时间。

对于培训这块，可以制作操作SOP，或操作视频，方便后期直接学习，不用因新增员工重新单独讲解，重复浪费时间。不会的，自行学习。


2.2 预设员工

邀请员工参与记账，同时赋予员工相应的角色权限，方便后期管理，员工只能修改自己的记账数据，不能查看与修改他人记账数据。

账本预设多维权限与高级功能，可以对数据导出，封账，账本复制功能，借贷中心高级功能进行限制，账本结转进行权限设置，防止勿改。

2.3 预支备用金

每月月初，公司统一给业务员工转账一笔备用金，用于相关的费用支出，如商务应酬招待，采购项目。

补充备用金：记一笔转账，公司现金账户转到员工个人备用金账户。

员工使用时，从预支的备用金账户里记支出，并要求员工准确记账。

• 拍照：上传对应的发票，单据凭证，单笔流水可传 9 张图片；
• 成员：选择员工本人；
• 商家：选择商家信息，如已开票未报销，已开票已报销，未开票未报销，无商家；
• 项目：按公司细则进行项目选择，如采购项目，应酬招待项目；
• 备注：按费用用途进行备注说明。
  

员工个人记账对账目信息负责，老板或财务人员对员工记账信息进行审核。

备用金账户余额即为备用金剩余金额，点击首页记一笔页面账户名即可查看备用金支出和补充详情。


2.4 员工垫付

当备用金不足时，需要员工先行垫付部分金额，后期拿到相关的票据凭证时再作报销处下。

员工垫付记账方法与公司备用金记录方法一致，都是记一笔支出，注意账户勾选员工垫付账户，其它参照备用金填写要求输入。

员工垫付账户余额为员工还未报销的金额，点击账户即可查看流水详情，可按成员查看即查看各人情况。

垫付后，员工申请报销后平账，如何记账呢？

记一笔转账，从公司现金账户转入员工垫付账户，并选择对应的成员名。

流入账户金额表示已给员工报销的金额。

另外：备用金账户与员工垫付记账方法在账本内账户备注栏均有文字说明，很贴心。

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前期记账工作做好了，接下来管理就方便了。账本首页卡片式数据呈现，分周期汇总数据，成员支出数据，月度支出曲线图，项目汇总数据，员工支出费用等等。

预设项目支出预算，记账后，实时呈现支出进度，超支提醒标识。

账本截图，均源于神象云《报销账本》

账本自动储存，备份上传于云端，实时共享数据，小程序，网页，App均能查看。

每日督促员工准确记账，上传相关凭证，便于快速审核报账。审核后，及时封帐，防止员工修改，造成数据异常。

哪些采购已付款，老板心中有数；什么时间维护了客户，交际应酬，交际费用是否偏高，一目了然。