巧用采购备用金，轻松解决传统连锁餐饮经营模式之痛

巧用采购备用金，轻松解决传统连锁餐饮经营模式之痛

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美丽姐和小C是我在健身房认识的朋友，两人家里都是开餐饮店的。小C家今年连开两家分店，年底聚会时，却垂头丧气的跟我们抱怨：年终盘点，钱没多赚，烦心事和付出的精力却大为增加。

原来，小C家是传统的家族经营模式，以小C家为主，几房亲戚帮忙。分店运营之后，几位叔伯在分店里各司其职，虽然叔伯们经验丰富，能说会干，却加重了小C的压力：

· 每天核对各店账目开销，疲于奔波；

· 采购金额总超预算，细查下去又看似合理；

· 分店的采购未统一标准，经费使用一团乱麻。

听完之后我们不由感慨：采购果然是重任，家人都勇于承担！讲到最后，小C感慨，父母年事渐高，既期望独子继承家业，又盼望家里一团和气。搞得小C现在看到采购账目，就感到心力憔悴。

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在小C倾诉完烦恼之后，我们把目光转向了美丽姐，同样的家族经营模式，家里长辈甚至还担任店长要职，美丽姐却不见掣肘，账目清晰。不为采购事宜烦恼，还得到家里交口称赞。那么，美丽姐是怎么做到的呢？

1. 电子账本共享记账

“工欲善其事必先利其器”，美丽姐没有采用传统的纸质账本，也没有使用各大支付平台的自带账本，而选择神象云账本中的连锁餐饮账本。

原因有二：一是相对于纸质账本，神象云电子账本记录便利，易于保存；

二是相对于其他电子账本，神象云账本特有的多人协同记账功能，能让美丽姐把分店店长以及采购员，全部邀请进账本，各自记账，降低美丽姐工作量。同时，还能让美丽姐和其他记录人员实现“云对账”。

2. 物品采购抓大放小

在家族运营模式下，采购是个备受关注的问题。面对家里人都想勇挑采购重担，为连锁餐饮略尽绵力的请求，美丽姐的选择是抓大放小，设置专门的采购备用金，根据运营情况，预估采购金额，专款用于连锁店需使用的大宗物品采购；

采购备用金设置为：账本页面——选择下方账户——账户页面右上“+”号——新建现金账户——设置账户名“采购备用金”——预设金额，该金额就是采购预算。

与之对应的，是在多人记账模式里，设置采购员角色，专人对大宗采购负责。在实际运营中，个别物品由于损耗或者意外，需临时补充，这时则采用分店备用金（设置方式与采购备用金类似）进行小额采购。

“水至清则无鱼”美丽姐如是评价。

3. 每笔开支清晰有序

在多人协同记账的模式下，各项支出记录就要有统一要求。而采购时的每一笔记录，美丽姐都明确了要求：需要记录支出的种类，来源的商家，用于哪家分店，提出采购需求的是谁…..此外，还需要应用拍照功能，对购买的物品进行拍照存底。照片需包括购买价格明细以及购买时的物品状况。
在账本使用初期，美丽姐随时查看使用备用金的采购记录，一旦发现记录不合要求，就立刻要求相关采购人员弥补遗漏事项。

按照美丽姐营连锁餐饮的经验，采购物品的性价比和损耗情况（特别是蔬果由于变质造成的损耗），往往是发生争端和超支的源头。

“查账时会发现各种问题，我相信家里人，同样也相信员工。所以，更要督促他们认真记录，”美丽姐微笑着说。

4. 实时追踪备用金额

在使用账本的时候，在账户里资产负债一目了然。还能通过账户页面，随时看到采购备用金以及各分店的备用金剩余多少。如果金额仅能支撑一两日的支出，那就要及时追加预算，在账本首页里选择：记一笔——转账页面，即可记录从公司现金里转账至对应的备用金，以增加采购备用金金额。在采购备用金的页面里，当月流出金额为备用金账户支出之和，流入金额则为转入的备用金之和。

其余备用金也是同样使用方式。当某天某笔备用金突然大幅度减少，就可以进入备用金明细页面，查看是否有特殊支出。美丽姐语录，“有问题要及时发现，才能杜绝一错再错”

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听完美丽姐的账本心得和备用金使用方案，小C佩服得五体投地，也下载连锁餐饮账本为自家经营助力。期望通过多人协同记账，统一账本记录模式，让各项金额账目清晰，和气生财。

在当前，很多小连锁店都是家族经营模式，如果拒绝不了家人参与，就不要局限在传统的经营模式中，要采用更高效的方式，既能随时掌握资金情况确保现金流，也要避免一些潜在的内耗。方能实现“父之笃，兄弟睦，夫妻和，家之肥也”。