餐饮店的备用金不好管理？有了这3个窍门再也不担心了

朋友A的包子店已经开了三年了，生意红火不说，今年又开了一个分店。因为自己家人手不够，朋友A的分店只能聘用一个店长，两个店员，为了处理营业中的找零和日常支出，就给店长了分配了备用金。分店生意倒是不错，只是店长说备用金花完了，要补充备用金的频次很高，而且备用金的账目很混乱，A想查查备用金用在哪里了也很不方便。

首先是备用金的使用记录缺少票据记录和追踪，备用金对账难。朋友A开分店的时候考虑到每天的急需需求，就给店长分配了1000元作为店内备用金，店铺原材料不够时让店长用备用金去购买，一些临时支出也让店长从这里出。突发支出情况很多，很多票据都没有及时保存，缺少记录，对账难。微信上的提前报备，还需要自己翻聊天记录来核对。

最后是A不能实时把握备用金的消耗情况，只能等店长说不够了再补充，如果突发事情需要备用金，而余额又不足的话，就有潜在风险。

最终还因为备用金管理不到位，导致分店账目混乱。

事情发生了，朋友A没办法只能自己出钱把账目补平，那么想改变分店现状，只能从备用金的账目管理根源做起，从店铺的记账软件做起。

朋友A先是在随手记神象云账本市场中下载了“餐饮生意账本”，统一记分店的账本，实时追踪分店的经营情况。不仅如此，朋友A还对账本做了3件事后，彻底改变了备用金账目混乱的问题了。

NO 1、设置备用金账户，以备急需

为了店铺的统一管理，朋友A使用了账本默认的备用金账户。如果公司有统一采购，需要了解采购备用金的使用情况，还可以同样的方法，设置采购备用金账户，用于统计给采购的备用金消耗情况。

具体做法是，打开“餐饮生意账本”，点击首页的“账户”按钮，在现金账户下，在现金账户下添加“采购备用金”。操作之后，在账户页面就可以看到建好的现金账户。

然后在记一笔页面，选择转账，从公司账户转入店内备用金账户，金额为2000元。这样就会显示店内备用金账户的余额为2000元了。

店内备用金账户的余额，即是店内备用金账户的剩余金额。随着备用金的使用，备用金的余额也在不断减少——在账户页面可以一眼就看清楚。

如果店内备用金余额不够时，老板可以随时操作转账，从公司账户转入店内备用金账户，再次增加备用金金额。这些备用金额度再次补充都得经过老板的审核、批准才可以。

随着这个备用金的设置，不仅可以随时跟踪备用金的使用情况，了解备用金使用情况，保证余额稳定，确保店铺的顺利营业。

NO 2、账本角色管理，监督内耗

作为一个店铺，备用金虽然不多，但是参与的人员很多，比如老板、采购员、会计等等，再加上开分店，如果手工记账不但对账麻烦，也不能随时跟踪。

而这款神象云账本的优势就是“角色记账管理”，实现了多个人一起共同管理、实时监督账目的需求。

打开“餐饮生意账本”，首页点击右下角“设置”功能，找到“记账人与角色”功能，可以添加经理（店长）、合伙人等多种角色。添加之后，无论是哪个人记录收支账目，老板都可以实时跟踪账目的动态。发现备用金消费问题还可以及时控制管理。

这个角色管理功能，不但实现了店内的账目管理问题，还跟踪了平时的收支账目、备用金账目的资金动态，避免了对账、查账难的问题。

NO 3、统一备用金的账目管理

很多小店管理的时候，经常会忽略公私账目的管理，即公账和私账不分的情况。比如店铺备用金公私账目混乱的问题，因此，朋友A的做法是， 店铺备用金的资金都统一从公司的公账转账，这样方便记录备用金的转入。查询备用金余额时，发现备用金不够，可以及时和老板申请补充备用金，由老板操作转账补充备用金。

从店内备用金支付的支出，记账时账户勾选店内备用金账户，上传单据凭证。这样在账户点击店内备用金账户，就会出现使用备用金的全部流水，方便对账。

另外，作为备用金到底是记账收入还是支出，这个不容多想，因为算店铺的前期垫资，统一规定记备用金账为“收入”，作为分店的起始资金。

通过记账角色管理查询账目时，发现备用金不够，可以及时上报老板，经过店铺老板审核后补充备用金管理。

这样统一管理备用金账目后，作为连锁店方便公私分开管理，账目统一管理的规定，让备用金管理避免人为的影响导致账目混乱的现象。

针对备用金管理的凭据，如果更详细记录，还可以把入账的电子凭据拍照作为记账依据，记账时还可以详细记录入账的具体时间、接受账目的操作人等，有利于备用金资金的查询。

做好以上三点，分店再多，备用金再多，那么也能轻松管理。这就是备用金管理的小妙招，赶紧来试试吧。