学了时间管理，为什么还是加班不断？节省下的时间哪去了

有网友留言咨询：落落，我用了番茄工作法，感觉工作效率提高了不少，拖延症也有了改善，可是，为啥我每天还是那么忙，一点儿空闲时间都没有？

我问：“你每天忙的都是些什么事儿？加班忙的又是什么事儿？“

答：“各种突发事件，有时候我刚开始工作，就接到老板的临时会议安排或客户的紧急投诉，我当然要先去处理这些紧急事情了。临下班了，我才发现最重要的事情还没完成，只能去加班了。”

你瞧，现在问题是不是很明确了：他把要事和琐事的优先级颠倒了，那些繁琐的事情侵蚀了重要任务的时间。

如果你仔细观察，就会发现，这不是特例。实际工作中，很多人都会不自觉地选择了琐事优先，要事延后。

为什么会出现这种琐事优先的情况呢？

原因主要有以下三点：

一是，琐事往往简单明确，是大脑喜欢做的。比如，处理客户的问题投诉，这种事情已经驾轻就熟了，只要按照流程依次排查就好；而撰写策划书，需要做收集信息、查阅数据、组织人员等等工作，显然耗费更多的脑力。

二是，相比延迟满足，大多数人更喜欢即时满足。还是上面的例子，客户问题处理完成了，你能够立即得到来自客户的反馈，这会让你产生成就感；而策划书基本不可能一次性通过，领导、同事都会提出自己的意见，你需要不断地进行修改，在获得满足感之前，你先收获的往往是挫败感。


三是，沉没成本使得心理上抗拒改变。在行为经济学中，将“已经支出且无法回收的费用”称为“沉没成本”。简单说来，就是指已经发生的不可回收性支出，比如金钱、精力、时间。

理智上，我们知道已经付出的无法回收，但是情感上，我们总是难以放弃，奢望奇迹会发生。

比如，你开始一项新的工作任务，你付出了很多时间和精力，任务中途你发现继续下去有困难，但是这会儿放弃呢，又舍不得，就期盼着也许再努力一把，就行了呢？

这就像，很多女性遭遇家庭出轨，死活不愿意离婚，理由就是“我为了这个家付出了这么多，凭什么让小妖精坐享其成”。

要想避免把时间浪费在琐事上，终日忙碌，正确的做法就是要事优先、要事第一。

著名的帕累托法则认为，80%的财富掌握在20%的人手中。同样，在工作上，80%的价值来源于20%的项目。因此，在时间管理上，我们要做的是将80%的时间和精力，用于20%的关键工作。这里的关键工作，就是指最重要的事。

《小强升职记》中有一个很有趣的例子：开车走在盘山公路上，忽然被山上滚落的石头堵住了去路，这些石头有大有小，你得将它们搬走才能通行。清理小石头需要3小时，清理大石头需要2小时。如果你先清理小石头，再清理大石头，总共需要5小时才能通行；而如果你先清理大石头，再去清理稍微大一些的石头，放弃那些无关紧要的小石头，可能只需要3小时，就能颠簸着通过这段路了。

这里的“大石头”就是 “要事”，“小石头”就是“琐事”，“先搬走大石头”就是“要事第一”。你瞧，是不是只要搞定了要事，目的就能轻易达成了。

工作中也是这样，如果一直忙碌于琐事，把要事放到最后，那么即便到了下班时间，我们也很难离开，只能选择加班去搞定要事；而如果先搞定了要事，留下琐事，到了下班时间，我们就能毫无心理负担地下班了。

那么，如何才能做到“要事第一”呢？
学习了时间管理，为什么还是加班不断？节省下的时间都去哪儿了？
首先，提前做好准备工作，让关键任务变得明确而简单。

比如，在开始研发一款软件之前，我们需要做好以下准备工作：明确软件的针对人群，收集目标客户的需求，询问领导的意见，与同事做讨论，分析市场，与同类产品做竞品分析，查阅相关资料等等。

一般而言，前期准备工作做的越完善，后期开始工作就越简单，越容易操作。这就是人们常说的，磨刀不误砍柴工。

反之，如果等拿到任务，再去做相关的资料收集，无形中就拖慢了工作进度，降低了工作的效率。

正如古人所说，谋定而后动，知止而有得。

其次，将大任务细分为量化可行的小任务。

前面我们说过，很多人喜欢享受即时满足带来的成就感，那么，为了让关键任务顺利进行，我们不妨将大任务拆解，细分为一个个可量化的小目标，来满足我们想要得到即时反馈的心理。

学习了时间管理，为什么还是加班不断？节省下的时间都去哪儿了？
比如，面对上百页的PPT报告，我们总会感觉无从下手，那么不妨将任务分解为：

• 列出PPT的主题和大纲
• 跟老板沟通思路
• 根据大纲确定PPT的大标题，以及各级小标题
• 根据标题填充内容和案例，进行修改
  

将大任务拆解，除了能让我们在完成小任务时，获得成就感，增加继续工作的动力，还能让我们不惧琐事的打断，让我们处理完必要琐事后，迅速回到要事中去。

再次，在固定的时间段做最重要的事情。

这里有两个问题：第一，你要先确定，对你而言什么最重要的事情。

判断一件事情是否是最重要的，不在于它是否紧急或重要，而是要看你内在的目标驱动。

比如，作为员工，分内工作完成的好坏，直接决定你的薪资待遇；作为管理层，能否协调好手下的员工，确保项目保质保量的完成，直接决定你的工作绩效。

再比如，你的职业目标规划是从技术人员成为项目管理者，那么如果老板安排你负责一个大型的项目，你就应该把其他的事情放到一边，集中全部精力来处理这件事情。

第二，你要找到自己精力最充足、干扰最小的那个时间段。

建议使用时间日志，来找到这个时间段，比如通过记录时间日志，你发现在早上9点～10点这段时间，你精力最充沛，受到的外界干扰最小，那么就可以把当天最重要的事情，安排在这个时间段进行。

最后，建立自己的应急管理系统，以减轻突发状况造成的影响。

工作中，突发状况来袭是难以避免的，对这些紧急突发的应对方式，一定程度上决定了我们工作的成效。就像本文开头的网友，他面对紧急事件的选择，让自己陷入了不断加班的困境。

虽然，我们不能决定突发事件是否会发生，但我们能做到减少它出现的概率，降低它带了的不良影响。

学习了时间管理，为什么还是加班不断？节省下的时间都去哪儿了？
一个比较简单的方法是，建立自己的应急管理系统，设计一套预案系统，设想可能出现的各种突发情况，并做出针对性的方案。

比如，如果工作中遭遇紧急打断，你计划拿出多长时间处理，如果时间到了还没处理完，你会怎么办，是向领导求助，还是协商其他解决办法？

再比如，在去往会议谈判的路上，你遭遇抛锚、突发疾病、堵车等不可抗因素，没法准时到达现场，要怎么做，是安排他人代替，还是另行安排时间？

只有建立应急管理系统，提早做好预案应对，才能在意外到来时，不至于手忙脚乱，不知所措。

英国著名博物学家赫胥黎说：“时间是最不偏私的，给任何人都是24小时；同时时间也是最偏私的，给任何人都不是24小时。”

同样的时间，有的人走向成功，有的人走向平庸，原因就在于，成功者时刻注意将时间用于最重要的任务，做到了要事第一，而平庸者则陷于繁杂的琐事，不自觉地选择了琐事优先。

本文已发今日头条：落落的成长阅读。