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怎样制作一份标准且合格的职场文档

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2020-10-25 22:25:31 来自工友部落 来自PC [ 复制链接 ]

一、 制作职场文档前的准备
一份职场文档制作好后,通常是需要上司审批,以及最终送到目标客户手里使用的。所以我们需要在开始动手制作职场文档前,确定好给上司和客户展示的关键信息。
这些关键信息总的来说就是6W2H,它们分别是:
What(做什么)、Who(谁负责)、When(什么时候)、Where(在哪里)、Why(为什么)、Whom(给谁看)、How(怎么做)、How much(多少钱)。
做什么,就是商务活动,比如产品对外发布会,或者内部总结会;谁负责,就是确定职场文档的主导人;什么时候,指的是截止时间,比如活动报名的截止时间,通常需要具体到某天某时;在哪里,就是职场文档的用处,是在会上公开展示,还是可以提供线下的纸版资料;为什么,就是这份职场文档的制作目的,比如是为了宣传产品,还是总结经验;给谁看,就是确定职场文档的面向对象,他们的年龄、受教育程度、性别、习惯等等,都是我们要去了解的因素;怎么做,就是要保证职场文档可以准确显示要传达的内容;多少钱,指的是这次活动涉及的开销和收益,通常来说,如果成本越小收益越大,就能越吸引别人的关注。
缺少了上面的关键信息,职场文档也就无法起到展示和帮助决策的作用,所以如果一份职场文档遗漏了上面的任何一点,都是会被打回重做的。
二、 制作职场文档时的注意事项
1. 提高方案的可信度
如果制作的是企划类的前期计划文档,那么我们的重点在于,怎样能说服对方相信并且支持我们的想法。
最好的做法,就是找到以前的例证,从经验的角度来展示方案可行。所以我们可以在职场文档中,引用权威的文献资料来说明,提高方案的可信度;但有时候,理想的支撑数据并不容易找到,这时如果条件允许,我们也可以自己动手采集和统计数据,这样既贴合实际,又能从侧面反映我们的工作态度和能力,也会间接影响我们的方案被选择的机会。
2. 增强阅读体验
首先,我们要放弃“我努力做的职场文档,对方肯定会仔细看的”这个想法。大家都很忙,所以很多时候,你精心制作的文档,别人只会用几分钟甚至几秒钟匆匆浏览(其实换位思考一下,我们对于评阅别人的文档,也并没有重视太多)。所以为了保证我们的关键信息被准确传达,我们就要想办法增强职场文档的阅读体验。
我们首先要做的,是把关键信息,尽可能放在前面。这样就算对方很忙,拿到文档匆匆扫一眼,也会凭着标题来对我们的文档有一个大致的了解;
其次,要科学排版,吸引读者兴趣。大众的阅读习惯,通常呈Z字型排布,也就是说,当拿到一份新资料,我们首先会不自觉关注左上角的内容,所以我们可以把最吸引人的信息放在左上角,按照从上到下,从左到右的布局设计排版,这样就能起到引导读者持续阅读,让我们的信息尽可能被吸收。
第三,用数字冲击视觉。通常来说,人的眼睛会被群体中突兀的地方吸引,所以我们可以在满篇文字中使用数字来加强视觉效果。比如描述一个产品的目标人群是儿童,可以改成目标人群是8-10岁未成年人,这样指代清晰,也容易理解;又或者想描述某类产品的销售业绩,与其模糊说全国畅销,不如直观指出它在哪些地区排名是第一,用直观的数字或排名来刺激决策者采纳方案。
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