时间管理之量化思维

在工作中我们是不是都遇到过手头的工作处理不完的情况？都经历过海量的琐事让自己疲于奔命？都觉得每天上班的时间不够用，不得不下班后主动被动的加班呢？其实这些情况都反映出一个问题，即你的时间管理出了状况。

Maggie 是我的员工，在一次例行的每月员工谈话上，她对我说，感觉每天的时间不够用，要办的事情太多太杂，每天都手忙脚乱的，然后事情做的也不让自己满意。她让我帮她出出主意，看看应该怎么办。

我问她：“你有过量化指标吗？”

“什么东西？”她一脸茫然。

我说：“量化指标就是，比如说，你现在120斤。。。”

“我没有120斤！”她立即打断我。

“好好，100斤100斤。你现在100斤，你想减到90斤。这个听起来是不是很美好？”

她说：“嗯，这就是量化了吗？”

“不，如果到现在为止，这只是个美好的愿望。你必须和自己说，‘我要在一个月之内减到90斤’，这就是量化指标了。”

“我明白了，就是要设定完成的时间。”

我接着说：“对，没错。你想过没有，我们每周一上午开的例会是为了什么？”

“是为了满足你主持会议的愿望。”

“我觉得你明天不用来了。”

“老大~~~”，她满脸堆笑。

我喝了口水，继续说道：“我们开会是为了让大家知道所有项目的量化指标，项目A应该什么时候完成，项目B应该什么时候完成。这样每个人都有了一个全局的量化概念。那么具体道每个人，应该做什么呢，或者说每次会后到午饭前的这一个小时，你应该做点什么？”

她想了想，说：“我好像没干什么，时间就晃过去了。”

“那你现在想一想，比如下周一我们开完会，你应该做点什么？”

她说：“我要先整理一下开会的内容。”

“是为了——”，我引导她说。

“是为了知道我参与了哪些项目，参与了哪些公司的内部活动，我这周都应该干点什么。”

“非常好！然后呢？”

“然后我应该具体到每一个小任务上，我完成项目A中我的工作需要多少时间，完成项目B中的又需要多少时间，对吗？”，她显得有点底气不足。

我说：“很好。不过我要问你一下，我们的工作是线性的吗？就是说所有工作都是一个接一个的，完成了一个才会来第二个？”

“当然不是啦，你哪有那么仁慈。”

“同学，请注意你的言辞。你看，既然工作不是 one by one 的，那你计算了每一个小任务，是不是还是会造成混乱呢？”

“唔，你说的对。也许我应该按天去具体安排。”

“太棒了！”

她想了一下，然后抬起头来问我：“可是老大，我以前虽然没有这么清晰的想过，但大概思路也是这样的，可为什么会觉得还是很乱呢？”

“嗯，我觉得有三点内容你应该记一下”，我对她说，“别愣着啊，快拿笔记下来。”

“第一点，你需要把所有你的安排都记下来。不要用手机上乱七八糟的 APP，那些只会更让你分心。你需要的就是一个本一根笔，或者用电脑上的 OneNote。每天一页，上面画一个表，分为公事、私事、完成时间，然后开会之后把这周内的事情都填进去。”

“第二点，你要设定优先级。有些时间尤其是周一的时候，事情会很杂，如果不区分优先级的话，所有东西都是一个权重，会让你很乱。设定优先级，重要的列为1，不重要的列为2，可做可不做的列为3，同样写在你的小本里。”

“第三，留白。你知道我最爱说的话是 ‘less is more’，针对你的量化分析小本也是一样，不要给每天都排满，稍微留出15分钟到半小时的时间，可以处理突发情况；或者为第二天做准备；或者分析一下当天自己的完成情况，看看之前设定的哪些是合理的哪些是不合理的，这叫自设的纠错功能。”

“还有一条——”

“老大，你刚才说只有三点内容！”

“呃，只加最后一条。那就是应用碎片化时间。有空闲了就拿出小本来看看，画个勾，这样当你一整天结束之后，这些勾会带给你更多的满足感。”

“我明白了！这样就可以合理的安排每天的各种工作了。”

“是的，你看我们在不知不觉中通过运用量化思维来学习了时间管理的课程。”

“老大你真厉害。我还有个问题。”

“说！”

“你能给我一个小本吗？”

一个月以后，下一次月度谈话，我问 Maggie，最近这一个月的感受是什么。她说用了我的方法之后感觉每件事都能有头绪，而且知道自己该在什么时间做什么事，就是遇到了特别大的项目她也学着慢慢去把它拆分成小的好进行的部分。

我告诉她：“其实是我这个月给你布置的任务少了。”