邮件太多忙不过来？掌握这个方法让你少加班

工作中，邮件是常见的一种沟通方式，但是不少人却被这种沟通方式困扰着。因为随着工作的进展，邮箱内容越来越多，但是他们能够处理邮件的时间和精力却是有限的。有时候，光处理邮件就占据了他们大半的工作时间，这样导致了其他重要的工作任务来不及处理，只能加班加点完成。

一、为什么你的邮箱总是爆满

很多事情我们只有知道问题出在哪里了，才能真正解决问题。就像爆满的邮箱，我们要知道为什么总会爆满？到底真的是任务太多了，时间不够?还是我们拖延了?

在《高效忍者》一书中，作者格雷厄姆.阿尔科特就给我们指出了几个原因：

1、只是查看邮件，而没有处理

很多人一看到邮箱发出了提醒，就会忍不住想点开看看，看看是谁给自己发来的邮件，发来了什么消息。

他们总是会频繁查看邮件，但并没有及时去处理这些邮件，使得这些邮件还是只能躺在收件箱中。最终邮件只增无减，越积越多。

2、把邮箱等同于待办事项清单

有的小伙伴会把邮箱当做是待办事项清单，觉得看一看邮箱就能知道自己还有哪些事情还没有处理，哪些事情已经处理完了。结果邮件堆积，一堆的邮件更让自己容易遗漏一些事务。

3、害怕删掉以后可能需要的东西

我们总是舍不得删除邮件，觉得有一些邮件以后可能还会用掉。如果删掉了，那以后要用的话就麻烦了，于是就把邮件全部留在邮箱里。

二、高效处理邮件是一个重要的软技能

我们关注的信息越多，注意力越有可能从真正需要关注的事情上转移。很多时候，我们工作压力巨大，并不是知道自己错过什么重要的事情没做，而是不知道自己错过什么重要的事情没做。

邮件堆积得太多了，我们不知道到底哪一封邮件藏着重要的消息，不知道哪一封邮件不重要，我们只能一封封查找，结果浪费了太多的注意力。

默林.曼说：“知道怎样处理海量邮件是一件重要的软技能，唯一的办法就是合理使用一套简单、可重复的方法，让自己跳出邮箱，拥有真正的生活空间。”

其实在整个邮件使用过程中，只有20%左右的邮件可能具有80%的影响力，也就是说还有80%的邮件是不重要。这么说来，800封邮件中可能只有20封是重要的，其余的780封可以被删除，归档或者最多花几秒钟回复一下即可。

所以要想让自己能够工作得轻松一点，那么最重要的一点就是要学会高效处理邮件。


三、如何高效处理邮件，让自己的工作轻松无压力

既然我们知道高效处理邮件具有重要的作用，那么我们如何高效进行邮件的处理呢？作者格雷厄姆.阿尔科特在《高效忍者》一书中就提出了建议以供我们参考。

1、确定处理邮件的时间

时时刻刻查看邮件太消耗我们的注意力了，因此我们需要确定邮件的处理时间，减少注意力的消耗。对于处理时间，格雷厄姆.阿尔科特给出了四个建议。

第一个建议是五五分，在早上9点之前先查看一下有没有紧急事项，到下午2点才开始处理。

第二个建议是三次常规，每天分三次批量处理，这三次的时间我们可以选择在清早、午休和工作结束之际。

第三个建议一小时做一点，如果你的工作节奏比较快就可以每个小时固定拿出10分钟进行邮件处理。

第四个建议是每周拿出一个小时处理。不过这个方法需要借助外包和自动化处理，所以一般能够做到的人并不是很多。

2、将收件箱划分三个空间

你的收件箱是不是除了接收新文件之外，还储存着过时的、未处理，或者已处理的，但想用来提醒自己工作没完成的邮件。这样收件箱就像杂货间，给人的感觉就是很杂很乱，不知道从何处开始处理，所以一说要处理邮件，你就会瞬间感到头大。所以我们要学会给邮件分类。

我们可以设置三个文件夹，第一个文件夹是执行文件夹，也就是用来存放比较重要的邮件。在这个文件夹中，你还可以设置三个子文件：行动、阅读、等待。

行动指的是你知道需要去行动的邮件。阅读指的是还需要稍后再做阅读判断的邮件。而等待指的是你正在跟进他人工作的邮件。

第二个文件夹是参考文件夹，这部分主要用来存放可供参考的资料和将来可能用到的信息。

第三个文件夹是收件箱主场，也就是用来接收新的邮件。


3、大批量地删除和归档

当你判断出哪一封邮件没有用之后，就可以直接删除掉。当然，你并不是来一封邮件就处理一封，而是固定某一个时间段再处理，所以那时候你可能要面对不少的邮件，这时候如何快速地判断哪封邮件对自己有用还是没有用呢？

这时候你就可以按照日期、主题、发件人这三个方面进行判断和筛选。根据这三个选项，你可以判断哪些可以归类到上面设置好的三个文件夹当中去，哪些可以直接删掉。

4、逐一处理邮件时，给自己30秒考虑期

当你归类好了文件之后，就要开始逐一处理了，你需要处理的就是执行文件夹里的邮件。判断这些邮件可以归类到行动、阅读、等待这三个文件夹中的哪一类。

在逐一处理这些邮件时，先给自己30秒问自己一个问题：这封邮件对我重不重要?这时候，我们只需要做出判断即可，不需要采取行动，所以很快我们就能得到是或者否。然后再根据答案进行分类。

很多时候，我们觉得工作任务太多，工作压力太大了，其实是因为我们没有掌握到方法，尤其是处理邮件这类看似不起眼的事情。我们可能会觉得处理邮件很简单啊，其实处理邮件的能力恰恰可以证明我们的工作能力。如果我们能高效处理邮件，那么我们的工作可能更加轻松，也就能减少加班的时间，让自己准时上班，提早下班。