如何记录和查询报销账？

随手记中记录采购和报销：每个月总有几十次采购和报销，但并不是全都能报，几十张票，有些不符合规定的就回退回来，这样在随手记里报销和没报销的全堆在一起，分不清哪单报了，哪单没报。时间一长成了一大笔糊涂账。求教大侠？怎么才能分清楚并且能查清楚每一笔账的详细出生到死亡的过程啊？现在的账真是头大啊？