职场技巧 / 五大邮件管理技巧，给你工作轻松减压

近期看到群里的友友，多次提到发送的邮件对方怎么没收到？或者明明显示发送了，为什么邮件不成功呢？

   

其实邮件在职场中是很常用的一种工具，利用好了，沟通便捷，利用不好不但是对对方的不尊重，有时候还损失利益或者丢掉一个客户。

   

我们公司去年招投标一个项目，1亿的项目，对于目前经济效益不好的公司来说，无疑就是块大肥肉，每个公司紧跟项目进展，努力想争取拿到其中的一小块标段。

  

公司开标的时间是上午9点，可是还有20分钟的时间，我发现其中一家大公司的人员还没有到。而那个大公司曾多次咨询和跟踪这个标，为什么会没来呢？

  

出于礼貌 ，我打电话给那家公司的负责人，他吃惊地说，开标不是后天吗 ？当时我就感觉晕，告诉他开标时间变更到今天，前天已经给其公司发过邮件，并也收到回执了啊！那家负责人赶紧挂掉电话往我们招标的地址赶过来。因为同一个城市，我也心里希望他们公司能赶过来 。

   

但是事实是城市交通堵塞 ，最终还是迟到了十分钟才到场，还是没有赶得上投标。因为开标时间是准时的，到点就封闭开标现场。

     

最后才了解到，当时其招标办办公室的主任那天没来上班，而另外一个年轻人收到招标通知变更后，顺手盖章回传我公司，也没来得及给主任汇报，导致跟踪了一年的标，因为邮件通知不到位而失败！

  

当时办公室那位招标主任站在走廊里放声大哭，求我帮忙，我也没办法，这个忙谁也帮不了。

   

可见，邮件中工作往来中真的非常重要，不可忽视的。

  

对于我来说，收发邮寄也是工作中一直很重要的事情，包括每月向总部汇报工作、和客户沟通业务，邮件是一直不可避免的事情，那么我也浅谈几点我的心得吧！

  

先归纳下发送邮件过程中的问题，看你中木仓几个？

  

1、只会使用QQ邮箱，不懂MSN或者其他发送渠道发送。

  

2、发送邮件时，以离线文件发给对方或者发送到工作群里。

  

3、发送邮件没有主题。

  

4、不设置回复功能。

  

5、不利用公司统一邮箱，私自用自己熟悉的网易、Q邮箱等发送邮件。

  

6、工作的问题，在邮件中来回发送争执。

  

7、邮件内容不详细，或者邮件发送不及时。

   

8、各种口语化表达，各种洋洋洒洒长篇大论。

   

9、发邮件没有称呼，没有问候等，不按照邮件格式。

  

看完以上这些中木仓几个呢？

  

所有的邮件，前提一定要懂邮件的基本格式，这代表公司形象，也代表你个人的人品。所以以前不太重视的你，还是值得看一下吧！

  

清雨以自己的经验，分享以下几点邮件的注意事项 ：

     

一、一定要利用固定邮箱发送邮件。

   

无论是公司还是个人，出于对别人的尊重，最好是固定一个邮箱，让别人无论何时都容易找到你。可不要三天二头换邮箱，换的太勤，别人一时记不住和分不清你的邮箱号，容易出错。公司的就以公司固定邮箱，个人的就以自己的Q号固定联系。

  

二、多个邮箱管理。

   

现在工作、生活交际 如此频繁，想必每个人的朋友圈很多人。

      

A、标注法分类。所以对于多个邮箱时，必须以标注的方法分类朋友圈，比如工作、朋友等，再分类在每个客户的邮箱标注好其公司名称，这样发送邮件才不会混淆或者发错。

  

B、颜色备注法分类。这个很容易理解，不知道有没有人在执行？早晨上班的第一时间，打开邮箱，扑面而来的各种邮件，可能一时难以回复，这个时候就需要以轻重缓急的程度来标注邮件，因为不是所有的邮件都可以在第一时间回复的，我的习惯是以不同的颜色标注不同的邮件以免自己遗忘？这样可以时刻提醒自己还有哪些邮件需要在当天处理完？哪些可以推后回复？

  

颜色分类法同样适用于收件和发件邮箱，这样管理也不会遗漏。

  

三、发送邮件的基本格式。

   

1、邮件标题。发送邮件的标题要醒目、简单、明了 ，让对方一看到标题就知道内容。

  

2、邮件称呼。首先是称呼要尊称，一定要用贵公司或者您的口气来表达。结尾时一定要用“顺祝商祺、祝”之类的词语，以表尊称。

   

3、邮件内容。内容一定要简洁明了，无需过多和内容无关的语言。杜绝口语化，邮件内容条理清晰、语言严谨。有公司的最好利用公司的固定邮件模式，且不可随意发挥。

   

邮件的末尾注明你的职位、名称，以方便对方了解 发件人的信息。

  

4、邮件附件。邮件有附件时，注意附件的排版，而且无论里面是WORD还是EXCEL的文档，设置好大小，格式，外框，边框。让 对方收到邮件后基本上预览都不用就可以直接打印来用了。

   

这些小问题处理的结果，会让对方给你有好的印象和评价。

  

四、邮件回执。

   

设置自动回复功能。无论是发送邮件还是接收邮件，自动回复功能，给你繁忙中最大的帮助，这也是对 别人的一种尊重！当你在苦苦等待邮件是否收到时，那边一个收到信息，减轻你的工作量 ，同时也是种尊重和被尊重的礼貌！

  

收到邮件打印传真回执。我之前有个客户，无论任何邮件，都会发送回执传真，让我很感动！这个看公司往来性质，一般情况下都是邮件回复功能，便捷、省时间。

  

五、及时清理邮件。

  

这个是重中之重。我以前真的没有定期清理邮箱的习惯，总是拖拉到邮箱爆满时，不得不一次性去清理，这个真是太可怕了。有一次清理邮箱花了我一个星期的工作时间。现在我给自己定的任务就是每周五过滤归并一次邮箱。这样做有两个好处：查缺补漏和断舍离。

   

清理邮箱也是利用不同颜色标注法进行清理。

  

压力减轻了很多，剩下为数不多的五颜六色，等待新一周的开始，再重新断舍离。如释重负!

  

清理邮箱的目的是，让你的邮箱合理化管理，有效地发送和接收邮件。