职场技巧 / 五大邮件管理技巧,给你工作轻松减压

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2018-7-16 11:47:20 来自记账晒单 来自PC [ 复制链接 ]
近期看到群里的友友,多次提到发送的邮件对方怎么没收到?或者明明显示发送了,为什么邮件不成功呢?
   
其实邮件在职场中是很常用的一种工具,利用好了,沟通便捷,利用不好不但是对对方的不尊重,有时候还损失利益或者丢掉一个客户。
   
我们公司去年招投标一个项目,1亿的项目,对于目前经济效益不好的公司来说,无疑就是块大肥肉,每个公司紧跟项目进展,努力想争取拿到其中的一小块标段。
  
公司开标的时间是上午9点,可是还有20分钟的时间,我发现其中一家大公司的人员还没有到。而那个大公司曾多次咨询和跟踪这个标,为什么会没来呢?
  
出于礼貌 ,我打电话给那家公司的负责人,他吃惊地说,开标不是后天吗 ?当时我就感觉晕,告诉他开标时间变更到今天,前天已经给其公司发过邮件,并也收到回执了啊!那家负责人赶紧挂掉电话往我们招标的地址赶过来。因为同一个城市,我也心里希望他们公司能赶过来
   
但是事实是城市交通堵塞 ,最终还是迟到了十分钟才到场,还是没有赶得上投标。因为开标时间是准时的,到点就封闭开标现场。
     
最后才了解到,当时其招标办办公室的主任那天没来上班,而另外一个年轻人收到招标通知变更后,顺手盖章回传我公司,也没来得及给主任汇报,导致跟踪了一年的标,因为邮件通知不到位而失败!
  
当时办公室那位招标主任站在走廊里放声大哭,求我帮忙,我也没办法,这个忙谁也帮不了。
   
可见,邮件中工作往来中真的非常重要,不可忽视的。
  
对于我来说,收发邮寄也是工作中一直很重要的事情,包括每月向总部汇报工作、和客户沟通业务,邮件是一直不可避免的事情,那么我也浅谈几点我的心得吧!
  
先归纳下发送邮件过程中的问题,看你中木仓几个?
  
1、只会使用QQ邮箱,不懂MSN或者其他发送渠道发送。
  
2、发送邮件时,以离线文件发给对方或者发送到工作群里。
  
3、发送邮件没有主题。
  
4、不设置回复功能。
  
5、不利用公司统一邮箱,私自用自己熟悉的网易、Q邮箱等发送邮件。
  
6、工作的问题,在邮件中来回发送争执。
  
7、邮件内容不详细,或者邮件发送不及时。
   
8、各种口语化表达,各种洋洋洒洒长篇大论。
   
9、发邮件没有称呼,没有问候等,不按照邮件格式。


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看完以上这些中木仓几个呢?
  
所有的邮件,前提一定要懂邮件的基本格式,这代表公司形象,也代表你个人的人品。所以以前不太重视的你,还是值得看一下吧!
  
清雨以自己的经验,分享以下几点邮件的注意事项 :
     
一、一定要利用固定邮箱发送邮件。
   
无论是公司还是个人,出于对别人的尊重,最好是固定一个邮箱,让别人无论何时都容易找到你。可不要三天二头换邮箱,换的太勤,别人一时记不住和分不清你的邮箱号,容易出错。公司的就以公司固定邮箱,个人的就以自己的Q号固定联系。
  
二、多个邮箱管理。
   
现在工作、生活交际 如此频繁,想必每个人的朋友圈很多人。
      
A、标注法分类。所以对于多个邮箱时,必须以标注的方法分类朋友圈,比如工作、朋友等,再分类在每个客户的邮箱标注好其公司名称,这样发送邮件才不会混淆或者发错。
  
B、颜色备注法分类。这个很容易理解,不知道有没有人在执行?早晨上班的第一时间,打开邮箱,扑面而来的各种邮件,可能一时难以回复,这个时候就需要以轻重缓急的程度来标注邮件,因为不是所有的邮件都可以在第一时间回复的,我的习惯是以不同的颜色标注不同的邮件以免自己遗忘?这样可以时刻提醒自己还有哪些邮件需要在当天处理完?哪些可以推后回复?
  
颜色分类法同样适用于收件和发件邮箱,这样管理也不会遗漏。
  
三、发送邮件的基本格式。
   
1、邮件标题。发送邮件的标题要醒目、简单、明了 ,让对方一看到标题就知道内容。
  
2、邮件称呼。首先是称呼要尊称,一定要用贵公司或者您的口气来表达。结尾时一定要用“顺祝商祺、祝”之类的词语,以表尊称。
   
3、邮件内容。内容一定要简洁明了,无需过多和内容无关的语言。杜绝口语化,邮件内容条理清晰、语言严谨。有公司的最好利用公司的固定邮件模式,且不可随意发挥。
   
邮件的末尾注明你的职位、名称,以方便对方了解 发件人的信息。
  
4、邮件附件。邮件有附件时,注意附件的排版,而且无论里面是WORD还是EXCEL的文档,设置好大小,格式,外框,边框。让 对方收到邮件后基本上预览都不用就可以直接打印来用了。
   
这些小问题处理的结果,会让对方给你有好的印象和评价。
  
四、邮件回执。
   
设置自动回复功能。无论是发送邮件还是接收邮件,自动回复功能,给你繁忙中最大的帮助,这也是对 别人的一种尊重!当你在苦苦等待邮件是否收到时,那边一个收到信息,减轻你的工作量 ,同时也是种尊重和被尊重的礼貌!
  
收到邮件打印传真回执。我之前有个客户,无论任何邮件,都会发送回执传真,让我很感动!这个看公司往来性质,一般情况下都是邮件回复功能,便捷、省时间。
  
五、及时清理邮件。
  
这个是重中之重。我以前真的没有定期清理邮箱的习惯,总是拖拉到邮箱爆满时,不得不一次性去清理,这个真是太可怕了。有一次清理邮箱花了我一个星期的工作时间。现在我给自己定的任务就是每周五过滤归并一次邮箱。这样做有两个好处:查缺补漏和断舍离。
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清理邮箱也是利用不同颜色标注法进行清理。
  
压力减轻了很多,剩下为数不多的五颜六色,等待新一周的开始,再重新断舍离。如释重负!
  
清理邮箱的目的是,让你的邮箱合理化管理,有效地发送和接收邮件。



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