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如果不想毁掉工作,就别这样开会

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2016-6-2 14:46:43 来自随手内容 来自手机 [ 复制链接 ]


在会议过程中,一些当事人的小细节常常会给其他与会者带来不快。既然开会时数人同时在一个场合进行的事情,那么社交场合的一些基本礼仪在会议中同样也应该使用。但遗憾的是,并不是所有的当事人都意识到这些在会议中令人不快的行为,因此我想有必要在这里列举一二,对每一个职场人做一个善意的提醒。毕竟,我们的职业生涯中将有很多时间是花在会议室里的。


首先,我们来看看,对会议的组织者来说,哪些行为将会让你的客人感觉到别扭。

1
延迟会议的开始时间

无需赘言,在高效的组织中,所有的会议都应该按时开始,按时结束。但我们常常遇到这样的情况却是,原定的会议时间已到,但因为某位“重要”人物尚未到场,组织者迟迟不开始会议。这样的做法,貌似出于对尚未到场的人的尊重,但实际上却是在惩罚其他准时到场的与会者。以牺牲他们的时间为代价,来弥补某人不能准时到场的失误。久而久之,人们会习惯于会议不能按时召开,而且知道即使自己迟到也不会错过什么重要内容。拖沓的会议文化便渐渐形成。




而且,不能准时开始会议的连锁反应,要么是某些会议内容仓促带过,导致会议不能达到预期的效果;要么是会议结束的时间随之延迟,继而耽误所有人接下来的工作安排。为了避免这些负面的影响,当下一次你遇到某些参会人未按时到场的情况时,请首先尝试联系他们,确定他们具体到场的时间。如果无法确的联系,最多等待5分钟的时间,并向在场的人说明。5分钟时间一到,无论如何请开始会议。


2
缺乏明确的会议目标


假如会议组织者没有把会议目标开门见山的在会议的一开始就明确给大家,请不要妄想人们会积极主动的猜测这次会议为什么召开。因为不消几分钟,大家就会把这次“毫无目的”的会议看成一天工作当中的小调剂,一次休息时间,或一次与久未谋面的同事的聚会。



这当然不会立即引起人们的不快,谁不需要一个如此合理的离开办公桌,哪怕只有15分钟的理由呢?但是当他们从会议室回到自己的办公桌后,一定会忿忿的表示自己的时间又被一次无用的会议给浪费。而这也确实是事实。


3
太多信息,太多细节


会议组织者要对会议所能达成的效果抱有切合实际的期望。信息的传播媒介决定了信息传播的效果。就像不论你看了多少探索频道的节目,也不可能只通过看电视成为考古学家一样,像会议这种主要依靠语言、听觉以及短暂记忆的媒介,不适合传递过于密集和抽象的信息。会议的要点宜少不宜多,宜简不宜繁,这个道理与演讲时的要求是相通的。




因此,会议组织者要对会议讨论的深度有所掌控,一旦觉察到讨论过于纠结于细枝末节,或者有人开始把会议当成故事会,大讲一些漫无边际的“亲身经历”,“个人感受”,以至于人们开始失去兴趣,或缺乏理解讨论所必要的背景知识时,就应该及时把话题拉回到一个让大部分人可以参与的层面。


4
把会议变成一言堂


有时会议组织者容易把会议理解成向其他人传达指示的渠道。因此常常自顾自的滔滔不绝,把参会者当成了单纯的听众。如果目的只是传达指示,备忘录的形式其实更为经济有效。之所以召开会议,就是希望就问题集思广益,因此会议始终应该处于参会者之间的互动之中。




在这其间,会议组织者的任务是协助这种互动在会议议程的框架下有序的进行。因此,他的角色更像是《康熙来了》里的蔡康永、小S,而非《晓松传奇》里的高老师。


5
会议行动不明确


最让人灰心丧气的会议,是会议过程讨论热烈,火花四溅,好点子好想法层出不穷,但会议结束后却没有人知道自己的任务,会议的组织者更是对会后要进行的工作一问三不知,似乎开会的目的就是为了大家过过嘴瘾而已。


这种没有实际效果的会议让人感到深深的徒劳无功,极其打击团队士气。因此,在每次会议中,组织者都应该拿出专门的时间总结会议的要点,与所有人就会后所要跟进的行动,行动的负责人,所要交付的成果和完成时间达成一致意见。如果是定期会议,那么每次会议的第一项议程,就应该是对上一次会议形成的行动纲领进行跟进、反馈。


讲完会议的组织者,让我们转过头来看看参与者的哪些行为会让会议不尽如人意。


6
不能准时抵达会场


守时是社交场合的基本礼仪规范,这自然不必多讲。在会议的环境下,准时到场的原因不止于此。


如果其他人没有等你到场就开始了会议,你便自动失去了在会议一开始就掌握话语主动权,主导会议气氛以推动你对会议议题所持态度的最好机会。




另外,更为不容易觉察到的影响是,迟到的人在面对准时到场的人时总会带着歉意,这样的歉意实际上是双方之间形成的一种微妙的高下之分。想象每个人的周遭都存在一个隐形的能量场,你的迟到会瞬间让其他人把你的能量带走,使你处在一个无法言说但每个人都能感到的劣势中。在这样的劣势当中,你的权威、说服力和感染力都将大打折扣,因此会更难让对方接受你的观点。在这种时候,任何让人信服的迟到的解释都于事无补。


7
毫无准备的出现在会场


如果你出现在会场时对当天要讨论的话题一无所知,那么不是会议组织者的彻底失败,就是你没有做好自己应该提前做好的功课。提前熟悉会议议程,想想自己的专业领域与各个议题的关系,准备几个你感兴趣的问题,或者阅读会议组织者建议的背景资料,这些都是你准备会议的一部分。如果不能做到这些,你将很难对会议的讨论有所贡献,只是凑个人头而已。这是对其他参会者的怠慢,也是对自己时间的浪费。


8
收发邮件、接听电话


很遗憾,开会时大家不能像与朋友吃饭聊天时一样玩叠叠乐的游戏,也很少像电影开始之前一样习惯性的关闭手机铃声。因此,我们看到太多人在会议过程中摆弄手机、接听电话的画面。不消多说,这样的行为也是社交场合中对他人十分不礼貌的行为。但功能越来越强大的电子设备让人们逐渐向科技带来的便捷缴械投降,礼仪规范成了这种投降的牺牲品。




即使这样,你需要知道,这些行为仍然会对你与其他人的关系带来伤害。在黑莓、爱疯上收发一封邮件,把手机贴在耳朵上猫腰跑出会场,在你看来也许表现了你是怎样的一个大忙人,怎样的被人需要。但是在你周围的人看来,你却分明在说:你们的讲话一文不值,你们不配占用我的时间,你们不如电话那头的随便一个人重要。


人们更加愿意与他们喜欢相处的人合作,你的这些看似无心的行为,不会让你成为那个受人欢迎的合作伙伴。


9
打断别人的发言


如果你突然有了一个好主意,请至少等别人把话讲完再开口,否则你只会给人留下不懂礼貌,不懂得倾听的坏印象。你可以机智大胆,你可以思维活跃,你可以挑战权威,会议中需要这样的活跃分子来打破大家的思维定式。但是你不可以粗鲁无礼,不可以把聪明当成你轻视社交礼仪的通行证,不可以把年轻当成你的无礼的替罪羊。


准备一副纸笔,把灵光一闪的好想法记录下来,然后在合适的时机,合适的语境下拿出来与其他人一起分享、讨论。这样的做法会让你和你的好主意更加被人重视。


10
对凡事都品头论足


人们有时会有错觉,总觉得别人会像自己一样在乎你的看法。在会议中,这种错觉表现为对任何讨论都要加上自己的一番评论。假如这样的评论并不十分高明,很快就会引起他人的反感。因为很快的,人们就会察觉这个对凡事都要点评几句的讨厌鬼,是横在他们和会议按时结束之间最大的障碍。不要成为那个讨厌鬼,只有在能为讨论带来新的思路或观点的情况下再发言。




也许你已经发现,要纠正以上大部分的行为,出发点都是基于对他人的尊重。这一点在任何社交场合都适用。关键在于,不要仅仅把会议当做解决工作问题的场合,它也是你展现交际能力的最好机会。有意识的从小地方改正自己,与人为善,提高自己的职业修养,你会发现工作也会随之事半功倍。


来源:华章管理(微信ID:hzbook_gl)

作者: 李东旭

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